Hướng dẫn sử dụng

1. Bắt đầu cho tiệm mới (admin)

1. Mở trang, bấm Admin, đăng nhập tài khoản admin bằng mật khẩu tạm được giao. Đổi mật khẩu ngay (Admin → Đổi mật khẩu).
2. Khung Bắt đầu ở trang Admin liệt kê việc cần làm; việc nào xong sẽ được đánh dấu ✓.
3. Muốn thử nhanh: bấm Tạo dữ liệu mẫu (menu dịch vụ + 4 thợ PIN 1111 / 2222 / 3333 / 4444). Tiệm thật thì nhập ở Dịch vụ và Thợ.
4. Thợ: tên, số điện thoại, mã PIN 4–8 số (không trùng nhau), tỉ lệ lương (vd 6/4), tỉ lệ trả cash (vd 5/5).
5. Dịch vụ: nhóm (Manicure, Pedicure…), tên, giá, % giảm, tiền supply (vật tư trừ khi tính lương).
6. Giờ làm: giờ mở / đóng cửa từng thứ — dùng để tính đi trễ / về sớm.
7. Cài đặt: tên tiệm, địa chỉ, số điện thoại (in trên hoá đơn), múi giờ, tiền để sẵn trong két đầu ca.
8. Máy cà thẻ: chọn Stripe / Square / Clover, hoặc Máy giả lập để tập (không trừ tiền thật). Khoá bí mật của hãng do người cài server đặt, không nhập trên trang.

2. Bộ 3 máy và phân quyền

Một tiệm thường dùng 3 máy, mỗi máy chỉ mở các màn hình cần thiết:

• Máy check-in (tablet ở quầy) — khách tự nhập số điện thoại.
• Máy nhân viên — thợ Clock In / Out bằng PIN, xem bảng turn, nhập job khi làm xong, bán gift card.
• Máy admin — chủ tiệm / quản lý: mọi màn hình, vẫn theo quyền của tài khoản đăng nhập.

Gán loại máy: trên máy đó mở /device (hoặc bấm tên loại máy ở góc trên), đăng nhập, chọn loại máy, bấm Lưu cho máy này. Admin thêm / sửa loại máy ở Admin → Phân quyền → Loại máy.

Tài khoản và quyền: thợ không cần tài khoản (dùng PIN). Quản lý / lễ tân có tài khoản riêng (Admin → Tài khoản), mỗi tài khoản gắn vai trò. Vai trò tạo sẵn (sửa được ở Admin → Phân quyền):

3. Thợ: Clock In, bảng turn, nhập job

1. Đầu ca: Trang chính → Clock In → nhập PIN (bấm số trên màn hình hoặc gõ bàn phím, Enter). Vào trễ so với giờ mở cửa bị tính phạt theo công thức.
2. Bảng turn: thợ Tiếp theo được đánh dấu; cột phải là thứ tự nhận khách và khách đã check-in.
3. Nhận khách: bấm Hold trên thẻ thợ (đang làm). Khách hẹn trước dùng Appoint ở Admin → Turn.
4. Làm xong: Nhập job → chọn thợ làm từng dịch vụ (bill nhiều thợ được) → chọn dịch vụ → tip (nút nhanh 15/18/20/25% hoặc nhập số) → cách trả.
5. Trả Cash: nhập số tiền khách đưa, màn hình hiện tiền thối. Bấm Thanh toán → hoá đơn tiếng Anh, bấm In hoá đơn; trang tự quay về bảng turn.
6. Cuối ca: Clock Out + PIN.

4. Khách check-in trên tablet

• Khách nhập số điện thoại → Check in. Khách mới nhập tên và ngày sinh (để nhận chúc mừng sinh nhật).
• Ô đồng ý nhận tin quảng cáo là tự nguyện (luật SMS của Mỹ); khách không tích vẫn nhận tin giao dịch như xác nhận lịch hẹn.
• Khách thấy số lần ghé / điểm và còn bao nhiêu nữa được thưởng. Máy nhân viên / admin hiện thông báo ngay khi khách check-in.
• Khách nhắn STOP thì tự ngừng nhận tin, START để nhận lại.

5. Cà thẻ và membership

1. Ở màn hình nhập job, chọn Khách check-in để tích điểm. Đủ điểm thì hiện ô Dùng thưởng (giảm tiền hoặc tặng gift card, theo Admin → Membership).
2. Trả Credit (hoặc Cash + Credit, Gift + Credit) khi đã bật máy cà thẻ: bấm Thanh toán → máy hiện số tiền, khách cà thẻ và chọn tip trên máy.
3. Duyệt xong bill tự lưu, tip trên máy cộng vào bill. Thẻ bị từ chối thì chọn cách trả khác hoặc cà lại.
4. Không dùng máy tích hợp thì vẫn chọn Credit để ghi sổ như trước, cà trên máy rời.

6. Gift card, lịch hẹn, SMS

• Gift → Bán thẻ: số thẻ, số tiền, cách trả, thợ bán nhập PIN → in phiếu. Hạn dùng mặc định 12 tháng (sửa ở Cài đặt).
• Khách dùng thẻ: khi nhập job chọn Gift Card / Gift - Cash / Gift - Credit, nhập số thẻ, bấm Kiểm tra để xem số dư.
• Lịch hẹn: chọn ngày → + Đặt lịch → tên, số điện thoại, giờ, thợ (không bắt buộc). Khách được SMS xác nhận và nhắc lịch hôm trước (giờ gửi ở Cài đặt).
• Admin → SMS: mẫu tin, tin đã gửi, gửi tin quảng cáo (chỉ tới khách đã đồng ý, trong khung giờ cho phép). Chưa cấu hình Twilio thì tin chỉ được ghi lại, không gửi.

7. Sửa, huỷ bill, hoàn tiền

• Bill: thợ nhập PIN để xem / sửa bill mình thu hôm nay; tài khoản có quyền thấy mọi bill và chọn ngày.
• Sửa: đổi dịch vụ, thợ, tip, cách trả — turn và tiền làm tự tính lại.
• Huỷ: bắt buộc lý do. Bill vẫn giữ để tra cứu (tích Bill đã huỷ), nhưng không tính vào turn, lương, báo cáo, chốt ca. Gift card được trả lại tiền. Bill đã cà thẻ: vào Admin → Máy cà thẻ bấm Hoàn để trả tiền cho khách.
• Hoàn tiền (quyền "Hoàn tiền cho khách"): một phần hoặc toàn bộ; tiền mặt hoặc thẻ (Stripe / Square hoàn thẳng qua máy; Clover / máy rời thì tự hoàn trên máy). Tích Trừ vào tiền làm của thợ nếu tiệm trừ lương thợ.
• Bill đã hoàn tiền thì không sửa / huỷ được nữa. Kỳ lương đã chốt hoặc ngày đã chốt ca thì không sửa / huỷ bill của ngày đó.

8. Chốt ca cuối ngày, nhật ký

1. Admin → Chốt ca. Trong ngày, mỗi lần lấy tiền ra khỏi két (trả tip cash cho thợ, mua vật tư…) ghi ở Chi từ két kèm lý do.
2. Cuối ngày đếm két: nhập số tờ từng mệnh giá. Máy tính: Két phải có = tiền đầu ca + cash dịch vụ + tip cash + bán gift card bằng cash − hoàn tiền mặt − chi từ két và báo lệch (dư / thiếu).
3. Nhập tổng credit trên báo cáo chốt (batch) của máy cà thẻ để so với số hệ thống.
4. Bấm Chốt ca → In Z report. Ngày đã chốt thì không lập / sửa / huỷ / hoàn bill được; cần sửa thì Mở lại ca (bắt buộc lý do) rồi chốt lại.
5. Admin → Nhật ký thao tác: ai làm gì, lúc nào, lý do, giá trị trước / sau (bấm Chi tiết). Nhật ký không sửa / xoá được.

9. Công thức tính, lương, báo cáo

• Admin → Công thức tính: mọi cách tính do admin đặt — bao nhiêu tiền tính 1 turn, thứ tự hàng chờ, phạt đi trễ / về sớm, chia tip, tiền tính lương có trừ supply / giảm giá không, tip trả kèm cash hay check, phí cà thẻ trừ vào tip. Đổi xong bấm Lưu; có nút tính lại turn hôm nay.
• Admin → Bảng lương: chọn kỳ → tiền làm, tỉ lệ hưởng, trừ trễ / sớm, lương, phần cash / check, tip. Phiếu lương để in cho từng thợ. Chốt lương để khoá bill trong kỳ.
• Admin → Báo cáo: theo thợ (bill, tiền dịch vụ, supply, tip, turn) và theo ngày (cash, credit, gift, hoàn tiền, thực thu, bill huỷ), cùng số khách check-in, đánh giá, gift card.

10. Hỏi đáp

Thợ quên PIN?

Admin → Thợ → sửa thợ → nhập PIN mới.

Màn hình báo "Máy này không mở được trang"?

Loại máy đang gán không có màn hình đó. Bấm tên loại máy ở góc trên (hoặc mở /device), đăng nhập và đổi loại máy.

Nhập nhầm bill đã chốt ca?

Admin → Chốt ca → chọn ngày → Mở lại ca (ghi lý do) → sửa / huỷ bill → chốt lại.

Khách cà thẻ thành công nhưng bill không lưu?

Admin → Máy cà thẻ → mục "Tiền thẻ chưa gắn bill": lập lại bill, hoặc bấm Hoàn để trả tiền cho khách.

Các máy có thấy nhau ngay không?

Có. Thợ Clock In, khách check-in, bill mới… hiện ngay trên các máy đang mở, không cần tải lại.

Xem trên điện thoại được không?

Được — mọi trang tự co theo màn hình điện thoại, tablet, máy tính.

US NAILS POS